Open Mind Nr. 109 Gluren bij de buren

Neen, dit wordt geen pleidooi voor voyeurisme, althans niet naar de ongezonde variant daarvan. Het is de prikkelende aanduiding van een opkomend fenomeen in de wereld van de governance, ook in het onderwijs: toezichthouders die bij elkaar op bezoek gaan en na afloop hun waarnemingen als ‘de frisse blik van buiten’ en ‘kritische vriend’ teruggeven aan de ander. Noem het ‘collegiale visitatie’ of ‘bezoek met een opdracht’, zoals dat ook steeds meer terrein wint in de scholen zelf, onder bestuurders, onder schoolleiders en onder docenten.

Kop eraf

Op het moment dat deze Nieuwsbrief verschijnt zitten de eerste twee collegiale visitaties door toezichthouders erop. Initiatiefnemer is de VGS (Vereniging Gereformeerde Scholen) die de raden van toezicht van de zeven aangesloten scholen voor voortgezet onderwijs heeft uitgenodigd. Vier reageerden positief en doen actief mee, terwijl van anderen al signalen zijn ontvangen dat er interesse is voor het vervolg. De VGS verzorgt het secretariaat, zelf mag ik optreden als onafhankelijk voorzitter en verder doen er per visitatie andere toezichthouders mee aan het werk van de visitatiecommissie.

Leren van elkaar

De gedachte is dat toezichthouders van elkaar kunnen en willen leren. Daar zijn allerlei vormen voor. Bij visitatie gaat het om een blik in elkaars keuken: hoe heeft de ander ‘zijn boeltje’ georganiseerd? Waar houden ze zich mee bezig? Hoe doen ze dat? Hoe beleven ze dat zelf en welke beelden hebben het bestuur en de medezeggenschapsraad daarbij? Dat soort vragen.

Samen met vertegenwoordigers van de raden van toezicht is voor de visitaties een kader ontwikkeld waarin alle zaken die vanuit goed bestuur van belang zijn, geordend onder elf principes aan de orde kunnen komen.

Heldere procesgang

Er is een heldere procesgang: de raad van toezicht die bezocht gaat worden, stelt een beknopte zelfevaluatie op waarin een beeld wordt geschetst van het eigen functioneren. De zelfevaluatie heeft betrekking op de elf principes van goed bestuur, zoals het vertonen van rolvast gedrag en het actief kweken van vertrouwen door de beoefening van gezonde omgangsvormen.

Deze zelfevaluatie wordt vervolgens tezamen met allerlei stukken, zoals de statuten, reglementen, profielenlijst, jaaragenda en toezichtkader alsook de agenda’s en verslagen van drie vergaderingen, beschikbaar gesteld aan de visitatiecommissie.

Waarnemingen verzamelen en teruggeven

En dan is er de avond dat het gaat gebeuren: de visitatiecommissie bereidt de drie gesprekken voor die ze gaat voeren aan de hand van de leeservaringen bij het verstrekte dossier: het gesprek met (een delegatie van) de raad van toezicht, met het bestuur en met de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad. Vervolgens buigt de visitatiecommissie zich over haar waarnemingen. Deze worden geordend en waar relevant van een advies teruggegeven aan de bezochte raad van toezicht. Tot slot worden deze waarnemingen en adviezen in een beknopte notitie neergelegd.

Wanneer alle raden van toezicht aan de beurt zijn geweest, wordt het project geëvalueerd en wordt besloten over voortgang en eventuele wijzigingen in de werkwijze.

Vier lagen

Voor de visitatiecommissie is het interessant en leerzaam om te zien wat er in zo’n proces gebeurt. Er is namelijk sprake van vier lagen: er is een formele structuur zoals te vinden in de statuten en reglementen (‘zo hebben we het met elkaar afgesproken te zullen gaan doen’), er is een feitelijke situatie (die valt af te lezen uit de agenda’s en verslagen van vergaderingen en uit de zelfevaluatie), er is een beleefde werkelijkheid (die wordt gehoord tijdens de panelgesprekken op de avond van het bezoek) en er is een gewenste werkelijkheid (die eveneens uit de gevoerde gesprekken kan blijken).

Het zal duidelijk zijn dat deze vier lagen niet organisatie-breed congruent met elkaar zullen zijn. Dat geldt binnen een orgaan en het geldt tussen de organen uit de governancestructuur (intern toezicht, bestuur, medezeggenschap) – die hebben niet alleen niet dezelfde beelden van wat er feitelijk gebeurt, maar hebben, zo bleek, ook weinig beeld van de eigen verantwoordelijkheid van elk orgaan. Zo bleek (zoals vaker) dat medezeggenschapsorganen geen scherp beeld hebben van de verantwoordelijkheden van de interne toezichthouder hetgeen kan leiden tot allerlei misverstanden. (Zo maakte ik elders mee dat een medezeggenschapsraad in de veronderstelling leefde dat hij toezicht hield op de raad van toezicht. Niet dus.) Reden om die duidelijkheid wel naar elkaar toe te creëren, temeer nu de Wet Versterking Bestuurskracht, raden van toezicht en medezeggenschapsraden meer met elkaar in contact laat komen.

Dubbel bereik

Bij collegiale visitatie snijdt het mes naar twee kanten. Voor de bezochte raden van toezicht is het interessant en leerzaam om te weten wat collega’s vinden van de manier waarop ze hun taak uitvoeren. Voor de toezichthouders in de visitatiecommissie is het boeiend om te zien dat dingen ook anders kunnen, soms beter, soms maar liever niet zo. Die ervaring nemen zij mee naar de eigen raad van toezicht. Zo kunnen van een en dezelfde actie twee partijen groot voordeel behalen.

Deze column verschijnt binnenkort ook in de Nieuwsbrief van de VTOI.

Share
This entry was posted in Open Minds and tagged , , , , , . Bookmark the permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>