Open Mind (continued) Nr. 115 Wat hebben raad van toezicht en (G)MR elkaar te bieden?

Wat veel raden van toezicht al deden, is sinds 1 januari jl. regel: raden van toezicht en (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraden zullen elkaar voortaan wettelijk verplicht tweemaal per jaar spreken. Het is een van de onderdelen van de onlangs in werking getreden Wet Versterking Bestuurskracht. Elkaar spreken is voor de meeste raden niet nieuw, maar hoe geven ze daar, gelet op de nieuwe situatie, een invulling aan die niet alleen voor elk van beide partijen iets oplevert, maar ook vanuit het perspectief van het geheel nuttig is?

In mijn frequente contacten met raden van toezicht was me allang duidelijk dat beide organen elkaar vaak wel zien staan, maar niet altijd goed weten wat ze aan elkaar hebben. Medezeggenschapsraden (ik laat het ‘gemeenschappelijke’ gemakshalve maar weg) hebben vaak geen goed beeld van wat de taken en bevoegdheden van de raad van toezicht zijn. Er zijn er die de raad van toezicht benutten als klachtenbureau of menen dat ze opdrachtgever van de interne toezichthouder zijn. En omgekeerd zijn raden van toezicht weleens huiverig om het bestuur voor de voeten te lopen die immers het tegenover van de medezeggenschapsraad is. Vaak is er een jaarlijkse ontmoetingsbijeenkomst van beide raden of van vertegenwoordigers daarvan, al dan niet in aanwezigheid van het bestuur. Soms wonen toezichthouders als waarnemer een overlegvergadering bij, in andere situatie spreekt men elkaar op themadagen waar bepaalde onderwerpen besproken worden. Allemaal niks mis mee maar wel handig om, gelet op de nieuwe situatie, het er samen een keer over te hebben: hoe gaan beide raden invulling geven aan de halfjaarlijkse ontmoeting? Wat komt aan de orde? Wie initieert? Doet het bestuur mee of toch maar liever niet?

Twee organen, twee interne toezichthouders, toch verschil

Raad van toezicht en MR: beiden treden op als intern toezichthoudend orgaan. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en reglementen van de rechtspersoon (de stichting of vereniging). Raad van toezicht en bestuur zijn samen verantwoordelijk voor de rechtspersoon en voor de door de rechtspersoon in stand gehouden scholen een en ander met het oog op het maatschappelijk belang. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de MR zijn vastgelegd in de WMS. De bevoegdheden van de MR zijn van een andere orde dan die van de raad van toezicht. De opdracht aan de raad van toezicht is tenminste viervoudig: toezicht houden, belangrijke voorgenomen bestuursbesluiten goedkeuren, klankbord- en advies te zijn voor het bestuur en optreden als werkgever van het bestuur. Voor de MR draait veel, zo niet alles rond de bevoegdheden advies en instemming verlenen.

In de MR zijn de belangen vertegenwoordigd van ouders/leerlingen en personeel. Zij geven voice aan de belangen van twee groepen betrokkenen die directe belangen hebben bij veranderingen. Raden van toezicht worden geacht (en vaak dragen statuten dit ook op) om het opereren van het bestuur te beoordelen vanuit een zorgvuldige weging van drie soorten belangen: het belang van de stichting/vereniging als aanbieder van onderwijs (continuïteitsbelang), het belang van de scholen (in de regel verwoord door de MR) en het belang van de samenleving (een abstract en daardoor even lastig als essentieel te verdisconteren belang).

Contacten tussen raad van toezicht en MR zouden ertoe moeten dienen dat elk van beide partijen (en dat geldt evenzeer voor het bestuur!) zowel de eigen taak daardoor beter uitvoert als een meerwaarde beleeft van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dat zou in elk geval mooi zijn, toch?

Constructief samenwerken

Wat draagt bij aan een constructieve samenwerking tussen medezeggenschapsraad en raad van toezicht? Ik gooi er een paar wenselijkheden in bedoeld voor in tijden van goede verhoudingen (bij crisissituaties is meer nodig), ter overweging:

  • Vermijd onderwerpen waarover bestuur en MR actueel formeel overleg voeren en waarover het gesprek nog gaande is. Het kan alleen maar leiden tot onnodige verwarring, elkaar voor de voeten lopen, achterommetjes en dat soort onwenselijkheden. Bovendien: op enig moment zal de raad van toezicht hetzelfde voornemen van het bestuur ter goedkeuring voorgelegd krijgen en dan is een standaardvraag: hoe is het overleg met de MR verlopen? Daar tevoren invloed op hebben uitgeoefend door rechtstreekse communicatie tussen beide raden lijkt me minder zuiver.
  • Wees helder over de eigen verantwoordelijkheden van elk van beide organen. Zo is de raad van toezicht niet het klachtenbureau van de stichting en is de MR bedoeld om de visie van de bestuurder te toetsen aan het perspectief van de beroepskrachten en aan het perspectief van de vertrouwen-gevenden (ouders, leerlingen).
  • Geef elkaar de ruimte om te participeren in een volwaardige en gelijkwaardige relatie. Doe de leiding van de bijeenkomst om en om, kom samen tot agendavorming, evalueer samen de zinvolheid van de contacten,… Overigens, als raad van toezicht en MR tot de conclusie komen dat er een keer niets te bespreken is, dan kan een bijeenkomst natuurlijk gewoon gecanceld worden.
  • Bespreek onderwerpen die voor beide organen relevant zijn. Ik noem als voorbeelden:
    • De jaarlijkse update van het strategisch beleid: de notitie waarin het bestuur de raad van toezicht en de MR bijpraat over de relevantie van allerlei nieuwe ontwikkelingen voor de eigen organisatie en de gezamenlijke reflectie op deze update.
    • Een speerpunt uit het strategisch beleidsplan van de stichting/schoolplan van de school dat in uitvoering is. Hoe wordt dit op schoolniveau uitgewerkt? Hoeveel ruimte is daarbij voor het eigen profiel van de individuele school binnen een scholengroep? Waar loopt het team in de praktijk tegen aan? Levert het op wat er mee werd beoogd? Wat gaat goed, wat behoeft aandacht?
    • Een ontwikkeling waarvan verwacht mag worden dat die binnen afzienbare tijd gevolgen zal hebben voor de school/scholengroep. Denk aan krimp, aan personeelstekort, aan veranderde demografische verhoudingen, …..
    • Een ontwikkeling die onderwijs plaatst in een breder perspectief. Denk aan de bijdrage van onderwijs aan het lokale jeugdbeleid en het geheel van jeugdvoorzieningen.
    • Een ontwikkeling die actueel is in de professionele beroepsgroep, denk aan gepersonaliseerd leren, aan 21ste -eeuwse vaardigheden, aan doorlopende lijnen in de verticale kolom, aan rendementsvraagstukken, aan pedagogische en onderwijskundige vraagstukken, …
    • Een gezamenlijke evaluerende bespreking van elks bijdrage in een besluitvormingsproces inzake een bepaald onderwerp.
  • Neem de vrijheid om experts van buiten uit te nodigen, dus maak van een deel van deze ontmoetingen themabesprekingen en bevordering van deskundigheid.

Wat doen we met het bestuur?

Een vraagje in de sfeer van ‘wat doen we met moeder met Kerst dit jaar’? Ik hoop het niet. Sterker, ik hoop dat het bestuur de vaak geziene neiging om het contact tussen beide organen te controleren, in bedwang kan houden. Loslaten dus als je aanwezigheid niet nodig is. Zelf terugtreden en niet wachten tot het moment dat de voorzitter van de raad van toezicht vertelt dat ze het zonder jou ook wel kunnen. Maar omgekeerd, erbij zijn als er belangrijke inhoudelijke thema’s worden besproken die van strategisch belang zijn voor de school of scholengroep. Gezond verstand gebruiken dus.

Dat gezonde verstand blijkt ook als het bestuur voorstelt om regelmatig een informeel driehoeksoverleg te organiseren (Vz MR, Vz RvT, Vz CvB) waarin de verschillende processen en procedures op elkaar worden afgestemd.

Het lijkt me een onderwerp dat zich goed leent om ervaringen en suggesties te delen. Reageer gerust (harm.klifman@vbent.org). Misschien goed om in een latere column op door te gaan.

Doorsturen van deze (en andere) columns is natuurlijk toegestaan.

(Dank aan collega Jos van Elderen voor het meelezen en enkele suggesties)

Share
This entry was posted in Open Minds and tagged , , . Bookmark the permalink.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>